Consulenza Legale Privacy

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LO STUDIO CONVENZIONATO

Lo Studio Legale Frediani opera esclusivamente in materia di privacy e diritto informatico su tutto il territorio nazionale. In particolare negli ultimi anni lo studio si è specializzato in materia di videosorveglianza valorizzando in particolare il proprio intervento durante la fase dello studio di progettazione del sistema. La convenzione stipulata con lo Studio consente un’agevolazione dei costi ed una ottimizzazione dell’intervento potendo lo Studio operare in sinergia direttamente con i progettisti o gli installatori.

LE IPOTESI DI ADOZIONE DELLA NORMATIVA

L’adozione di un sistema di videosorveglianza può comportare l’adozione di obblighi giuridici che consistono sostanzialmente nel verificare l’idoneo posizionamento delle telecamere ed adottare la documentazione prevista per legge (informative, nomine, misure di sicurezza, ecc. ai sensi del decreto legislativo n. 196/2003). Il rispetto della normativa consente non solo di poter utilizzare opportunamente le eventuali immagini trattate, ma anche di evitare sanzioni amministrative.
Il servizio di assistenza e consulenza in materia legale consente di verificare preliminarmente o in caso di sistema di videosorveglianza già adottato, gli adempimenti normativi da rispettare. Alcune delle ipotesi più ricorrenti:
Adozione sistema videosorveglianza in ambito lavorativo: installare un sistema in ambito lavorativo (accesso ai locali di lavoro, controllo ai fini di sicurezza dei siti di lavoro, monitoraggio di corridoi o punti di accesso) comporta il rispetto della normativa in materia di privacy ma anche delle previsioni di cui allo Statuto dei Lavoratori. È importante quindi verificare preliminarmente lo scopo di adozione del sistema al fine di determinare il posizionamento, il livello di risoluzione ed i tempi di registrazione. Non in ultimo, trattandosi di sistema di videosorveglianza che può riprendere direttamente o incidentalmente dei lavoratori, occorre adottare una serie di documenti che in trasparenza, consentano ai lavoratori di poter esercitare i diritti riconosciuti dall’art. 7 del decreto legislativo n. 196/2003.

Adozione sistema videosorveglianza nei Comuni: l’adozione dei sistemi di videosorveglianza nei Comuni incontra regole molto rigide introdotte dall’Autorità Garante in materia di trattamento dati personali; infatti le telecamere per poter essere piazzate nei vari punti di interesse cittadino, devono essere precedute dall’adozione di apposito regolamento in materia di videosorveglianza e di una implementazione del documento programmatico di sicurezza, oltre all’obbligo di adozione di informative e nomine secondo leggo. Ad esempio, collocare una telecamera presso un’isola ecologica, comporta un’analisi preventiva sull’ambito di ripresa e sugli eventuali termini di registrazione delle immagini, anche per verificare la possibilità o meno di sanzionare eventuali abbandoni di rifiuti. Così nel caso di collocamento di una telecamera in un centro storico, ipotesi alla quale l’Autorità Garante collega la necessità di verifica del territorio e delle esigenze effettive di monitoraggio.
Adozione sistema videosorveglianza da parte della Polizia Municipale: a seguito del Decreto Maroni, la Polizia Municipale è oggi titolare di maggiori poteri di utilizzo dei sistemi di videosorveglianza tenuto conto delle deroghe che il suddetto decreto ha concesso rispetto alle precedenti prescrizioni dell’Autorità Garante. Collocare una telecamera in prossimità di varchi elettronici o ai fini del monitoraggio della sicurezza cittadina, è ora più semplice e meno gravoso per la Polizia Municipale. Restano vigenti tuttavia una serie di garanzie che la Polizia Municipale deve attuare a favore della cittadinanza: dalla cartellonistica redatta a norma di legge, alla redazione di un apposito regolamento, alla condotta cui debbono attenersi gli operatori che sovraintendono alla gestione dei sistemi.
Adozione sistema videosorveglianza nei parcheggi pubblici e privati: il ricorso al sistema di videosorveglianza nei parcheggi, sottostà ad una diversa disciplina giuridica a seconda che si tratti di parcheggi di natura privata o pubblica. Il titolare del trattamento oltre ad adottare gli ordinari obblighi normativi (informative, nomine, dps, ecc.) deve soprattutto prestare attenzione alle procedure di accesso e rilascio delle immagini nei confronti dei soggetti richiedenti. In particolari, nei casi di controversia tra privati (ipotesi di sinistro) o in caso di condotta penale subita da un utente. Per questo nell’ipotesi in oggetto appare idonea l’adozione di un regolamento di accesso ed estrazione immagini, al fine di evitare inutili sanzioni o controlli per uso di pratiche non a norma.
Adozione sistema videosorveglianza in ambienti medici, cliniche, farmacie: l’adozione di telecamere in ambienti di tipo medico o farmaceutico, comporta spesso il trattamento di dati sensibili. Ciò non proibisce al titolare che ne abbia interesse di adottare il sistema di videosorveglianza, ma semplicemente di effettuare un’analisi preventiva di allocazione con più attenzione al bilanciamento degli interessi normativi. In particolare si pensi alle telecamere poste presso gli accessi a laboratori di analisi, o nei punti di entrata delle farmacie. A seconda dello scopo prefisso dal titolare occorre valutare se il posizionamento ed il livello di risoluzione sono conformi alla normativa; la legge non comporta alcun divieto specifico, ma sicuramente richiede garanzie a favore dell’utenza, al fine di evitare un trattamento di immagini che comporti anche un trattamento di dati sensibili connessi strettamente al soggetto ripreso.
Adozione sistema videosorveglianza in aree condominiali: installare un sistema di videosorveglianza in ambito condominiale si subordina al rispetto di talune regole che gli amministratori di condominio, o i condomini in loro assenza, debbono adottare. Difatti, l’allocazione delle telecamere è sottoposta alla necessità di una maggioranza qualificata a livello condominiale e la disciplina giuridica muta a seconda che il posizionamento avvenga in spazi destinati esclusivamente all’uso dei condomini (si veda cantine o garage) o possa comportare anche la ripresa di soggetti terzi (ospiti, manutentori, operatori di portineria).

LE ATTIVITA’ DI CONSULENZA: (adempimenti validi per aziende ed enti)

ANALISI PREVENTIVA CIRCA IL POSIZIONAMENTO, LA RISOLUZIONE, I TEMPI DI CONSERVAZIONE E CANCELLAZIONE DELLE IMMAGINI al fine di rendere l’impianti di videosorveglianza a norma di legge, pur tenendo conto del massimo interesse alla ripresa dell’ente o dell’azienda. Al fine di effettuare l’analisi sarà necessario avere comunicazione dell’esatto posizionamento delle telecamere presso i siti individuati, lo scopo per il quale le telecamere sono posizionate. Ciò sarà possibile sia mediante sopralluogo che con intervento a distanza (comunicazione punti di ripresa da installatore).
Predisposizione informativa sintetica (cartellonistica) e informativa esplicita da affiggere per informare i soggetti terzi: tale documento ai sensi del decreto legislativo 196/2003, deve indicare le finalità, modalità, tempistiche ed eventuali comunicazioni a terzi dei dati raccolti o trattati in materia di videosorveglianza;
Predisposizione informativa dipendenti: qualora il trattamento dati con videosorveglianza possa avvenire, direttamente, anche nei confronti dei dipendenti, occorre predisporre l’informativa apposita ed adottare procedere di rilascio della medesima nella totale garanzia apposta dall’art. 4 Statuto dei Lavoratori;
Dichiarazioni dei terzi/nomina a responsabile: secondo quanto previsto dal Codice privacy, qualora il titolare comunichi/trasferisca dati ai terzi (in sostanza faccia gestire a soggetti terzi la videosorveglianza) è necessario adottare un criterio mediante il quale assicurarsi dell’applicazione delle misure di sicurezza ex lege ai dati trasferiti/comunicati. Il criterio più idoneo appare ovviamente il rilascio di una dichiarazione dal titolare-derivato al titolare-originario. La stessa deve essere allegata al documento programmatico della sicurezza e costituisce documento di auto-dichiarazione del terzo circa le misure adottate, sollevando da qualsiasi responsabilità il titolare;
Predisposizione organigramma privacy: qualora il trattamento delle immagini avvenga internamente alla struttura aziendale o all’ente locale (si pensi alla polizia municipale nel caso di enti, o al guardiano notturno in caso di aziende) occorrerà inquadrare i soggetti e le relative competenze sulla base delle disposizione privacy al fine di focalizzare le figure degli eventuali responsabili (soggetti che coordinano le riprese, dispongono eventuali estrazioni di immagini, ecc.) ed incaricati (soggetti che materialmente visualizzano le immagini o gestiscono le registrazioni); tale organigramma verrà allegato al documento programmatico di sicurezza ed esibito in caso di controllo;
Predisposizione nomine ad incaricato per il personale: è fatto obbligo per il titolare, individuare e nominare gli incaricati (dipendenti o collaboratori) che all’interno della struttura effettuano operazioni di visualizzazione o monitoraggio delle immagini o delle registrazioni;
Predisposizione nomina a responsabile: la figura del responsabile è facoltativa per legge, ma essenziale qualora il titolare non sia in grado di gestire autonomamente gli adempimenti privacy inerenti la videosorveglianza;
Redazione/Revisione/Aggiornamento del documento programmatico per la sicurezza dei dati: il documento, obbligatorio, deve essere rinnovato entro il 31 marzo di ogni anno all’interno del documento occorre dedicare apposito paragrafo alla videosorveglianza; talune aziende ed enti pubblici economici, potendo essere soggetti a semplificazioni, dovranno comunque detenere atto autonomo inerente le scelte effettuate in materia di videosorveglianza indicando le misure di sicurezza adottate a protezione dei dati;
Redazione/Verifica della documentazione contrattuale: qualora sussistano contratti aventi ad oggetto in via principale o incidentale, la videosorveglianza – o sia necessario predisporli – si provvederà alla revisione o redazione tenendo conto della necessità di ripartizione di responsabilità e compiti in materia di posizionamento, ripresa, conservazione ed estrapolazione immagini;
Indicazione adempimenti ex art. 4 Statuto dei Lavoratori: in relazione ai sistemi di videosorveglianza, saranno predisposti i documenti necessari per adempiere alle previsioni di cui alla Statuto dei Lavoratori (ex art. 4 L. 300/70), nonché indicate le idonee procedere per concordare con gli appositi organi, il posizionamento delle telecamere;
Studio e redazione pareri legali qualora la collocazione della videosorveglianza necessiti di particolari verifiche sotto il profilo legale (posizionamento presso isole ecologiche, ztl, accessi aziendali, spazi comunali, condimini, ecc.)
Documento esplicativo della documentazione inviata: unitamente alla documentazione verrà rilasciato un documento esplicativo della destinazione che la stessa dovrà avere all’interno dei vari uffici.
FORMAZIONE: qualora l’ente o l’azienda siano interessati a formare i propri incaricati o responsabili sugli obblighi di legge in materia di videosorveglianza al fine di consentire di applicare la normativa e le politiche aziendali prescelte presso le varie sedi, sarà possibile redigere appositi piani formativi dalle 2 alle 4 ore a sessione (max 10 persone);
Attività di certificazione: al termine delle attività di regolarizzazione della struttura sotto il profilo privacy, SOLO ED ESCLUSIVAMENTE IN CASO DI INTERVENTO DIRETTO PRESSO LA/E SEDE/I DI ALLOCAZIONE DELLE TELECAMERE – ovvero previa esatta verifica aspetti tecnici e legali – verrà rilasciata una relazione in grado di accertare la regolarità degli adempimenti adottati (si precisa che tale certificazione sarà TOTALE qualora il Cliente abbia adempiuto adeguatamente alle indicazioni date sia sotto il profilo degli adempimenti cartacei, che logistici che tecnici rispetto alle indicazioni del legale, altrimenti sarà PARZIALE qualora il Cliente abbia adempiuto solo a taluni adempimenti).

NEWS

Cartellonistica ed informativa obbligatorie

Il Decreto Legislativo 196/2003 (cosiddetto Codice privacy) prevede espressamente l’obbligo di segnalazione in caso di videosorveglianza. Il Codice all’art. 134 specifica che l’Autorità Garante può prevedere specifiche modalità di trattamento e forme semplificate di informativa all’interessato per garantire la liceità e la correttezza. L’informativa dunque deve essere affissa in prossimità dell’area video sorvegliata e può essere sintetica ma deve anche seguire un’informativa dettagliata da potersi collocare in altro ambiente a disposizione del soggetto ripreso che indichi in particolare i contenuti di cui all’art. 13 del Codice privacy il quale prevede che l’interessato sia preventivamente informato in merito a: finalità e modalità del trattamento cui sono destinati i dati; natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati; conseguenze di un eventuale rifiuto al trattamento degli stessi; i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati medesimi; i diritti di cui all’articolo 7; gli estremi identificativi del titolare. L’Autorità Garante ribadisce spesso l’obbligo di adozione del Provvedimento generale ormai datato 2004 dove si legge espressamente: “Gli interessati devono essere informati che stanno per accedere o che si trovano in una zona videosorvegliata e dell’eventuale registrazione; ciò anche nei casi di eventi e in occasione di spettacoli pubblici (concerti, manifestazioni sportive) o di attività pubblicitarie (attraverso web cam)”.
L’obiettivo è dunque quello di informare i soggetti che saranno ripresi o che comunque accedono ad una area di ripresa, della presenza della videosorveglianza o della eventuale registrazione in corsi, con l’intento ben preciso di consentire loro di rinunciare ad accedere ad un’area dove si effettua un trattamento del genere (ovvero il trattamento dati-immagini) oppure poter comunque esercitare i diritti riconosciuti dal Codice. Si rammenta che l’assenza di cartellonistica può equivalere all’omissione di informativa, con sanzioni che possono superare i 60.000 euro.

Possibilità di conservazione immagini sino a 7 giorni

Il 20 febbraio scorso il Consiglio dei Ministri ha emanato il Decreto Legge cosiddetto Antistupro, contenente le misure urgenti in materia di sicurezza pubblica, di contrasto alla violenza sessuale ed in tema di atti persecutori. Il Decreto pone nuove basi per l’adozione di sistemi di videosorveglianza nei comuni, i quali sino a poche settimane fa erano sottoposti a rigide regole in materia di posizionamento e conservazione delle immagini. Il Decreto contempla all’art. 6, disciplinante il Piano straordinario di controllo del territorio, l’utilizzo della videosorveglianza da parte dei Comuni stabilendo che: “Per la tutela della sicurezza urbana, i comuni possono utilizzare sistemi di videosorveglianza in luoghi pubblici o aperti al pubblico. La conservazione dei dati, delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l’uso di sistemi di videosorveglianza è limitata ai sette giorni successivi alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione”. Resta inteso che la deroga di poter conservare le immagini oltre le 24 ore e sino a 7 giorni, riguarda solo ed esclusivamente alcune ipotesi di collocamento.